「すべての仕事を紙1枚にまとめてしまう整理術」の読書メモ

思考整理術の本。
思考力、応用力、効率化への意識を高めるためのメソッドとして7つのフォーマットを紹介している。
本書で私が今後一番使ってみたいと思ったのは、仮説を立てるためのメソッド、Sの付箋。
問題解決の際の解決策を考察する際に使用してみたいと思っている。

・誰の…対象のターゲット
・何が？…対象の現状
・どのように？…解決策
・どうなった？…解決された結果の未来
・要するに？…結論は？
以降は、私の読書メモである。

【送料無料】すべての仕事を紙1枚にまとめてしまう整理術 [ 高橋政史 ]

2011/04/15 12:09:54 すべての仕事を紙1枚にまとめてしまう整理術

まえがき

整理する
・机の上や家の中を整理整頓
・頭の中の考えやアイデアをまとめる
・情報を上手に処理しインプット効率を高める
・本で読んだことや勉強したことのアウトプット
・ポイントをおさえてわかりやすく他人に教える

いろいろな意味での整理を紙一枚で達成するための方法論
再現性のないスキルは、何の足しにもならない
シンプルで使えるフォーマットの提供
フォーマットに必要なのは一枚の紙

トヨタ、紙一枚資料の理由
きちんとポイントを絞り、要点を掻い摘んでものごとを整理していけば、企画や資料、報告書などは必ずコンパクトにまとめられる

思考力、応用力、効率化への意識を高めるためのメソッド

7つのフォーマット
1. 3分間でどんな難題も整理でき、思考力、仮説力がつくSの付箋
2. 電車の中などの隙間時間でプレゼン資料が完成する16分割メモ
3. 1冊15分で本の内容をまとめてしまうキラー・リーディング
4. 3tトラック1台分の資料を4畳半にスリム化した1枚引継ぎマップ
5. 会議時間が1/2になるマッピング・コミュニケーション
6. 企画書や報告書がロジカルに変わる1.2.3マップ
7. 説得力のあるプレゼンができる物語プレゼンテーション

身につくことをみこすこと
・本質を見抜くシンプルな考え方
・わかりやすくシンプルに伝える力
・身の回りの整理整頓、捨てる力
そうすることで、
・仕事効率化
・成果があがる
・モチベーション向上

0. 紙一枚で整理するとはどういうことなのか

シンプルさは究極の洗練である
レオナルド・ダ・ヴィンチ

整理とは複雑なものをシンプルにすること

シンプルにするとは一番大事な機能を見極めること
シンプルにする最も簡単な方法は機能を削ること
iPodを例に。

シンプルにするする方法
ダイヤモンドの4Cを整理に置き換える
Clarity
Color
Carat
Cut
↓
仮説・見通しを立てる→Clarity
分ける→Color
重み付け→Carat
削る・捨てる→Cut
↓
整理の四原則
1. 見通しを立て
2. ものごとをカテゴリー分けして、
3. それぞれの重要度を量り、
4. 最後にいらないものを削る

本書で扱う7つのフォーマット

前述済

2011/04/15 12:30:31 24まで

2011/04/18 11:49:51 一枚の紙本

1. 思考力・仮説力を磨き上げるSの付箋

論点を整理すればどんな難題も秒速で片付く

神業の一枚

仮説を立てれば仕事は早くなる
問題に対して仮説をつくり、それに沿って素材を分け、重要な素材を見極め、捨てる素材を決めていった
仮説思考

Sの付箋を使って論点を見抜く
仮説を立てるためのメソッド

Sの付箋で仕事の設計図を描く

・誰の
対象のターゲット
・何が？
対象の現状
・どのように？
解決策
・どうなった？
解決された結果の未来
・要するに？
結論は？

Sの意味
Solution
Story
Simple

付箋一枚で仕事はどこまで効率的になるか

新人研修の企画を立てる
商品を企画する
の二つの例

仮説とは映画の予告編のようなもの

Sの付箋で分析をする
仮説だけでなく、分析ツールにもなりうる

2. インプット・アウトプットの効率を劇的に高める16分割メモ

ただのメモ帳を強力なデータベースに変える

あらゆるメモツールのいいとこ取りをした16分割メモ
・メモのなくなる、活用できない、探せない問題を解消、
・ポストイットの1情報1ブロック、アイデアだしのスピード、情報の組み合わせというメリットを加え、
・ノートの一覧性、作業性、紙一枚のメリット

見開き一枚に一テーマが原則
見開き2ページ
左上のマスにはテーマと日付
一見開き当たり15 のアイデア

カラーコードをつかう→色に意味を持たせる
例
赤→最重要
黄色→スポットライトをあててフォーカス
青→マイテーマ
緑→気づきやストックしたい言葉
ゴールド→特別なテーマ

メモを活用すればプレゼン資料を移動中に作ることができる
メモをパワーポイントの要領でつかう

16分割メモの作り方

いつでも取り出せるポケットサイズのノートがベター

枠があるとアイデアがでやすい
人は枠なしでは考えられない

1マス1情報が原則
ポストイットのいいところをとった

枠には色をつける
色があった方が線が気にならないという筆者の経験則

4ー128分割メモ
分割数にこだわる必要はない
用途により増やしても減らしても

分けると分かる
分かるということはきちんと分けることができているということ

色の効用、参考文献
三色ボールペン情報活用術

色の他に、矢印、囲み、アイコンなどで見やすくする工夫

参考文献
企業参謀

3.本を一冊15分で読む、キラー・リーディング

60冊の本を3日で読みこなす

本に書かれた情報を整理してアウトプットするための読書の方法

キラー・リーディング 4つのステップ

ステップ1. フォーマットを用意し、問いを設定する
ステップ2. 16のキーワードをピックアップする
問いに対するキーワードを抽出していく
ステップ3. 本を読み、3つのキーワードを厳選する
ステップ4. 問いへの答えを一言で要約する
問いの切り口でこの本からエッセンスを結晶化するとようはこと一言というもの

:この手の読み方は前提があって、まず読書の目的が明確であること。でなければ問いを作ることができない。
また、その領域に関する基礎知識がなければならない。でなければ、2ステップ目でつまづく。キーワードを抽出できない。

ドラッカーの経営者の条件をキラー・リーディングする

ステップ2 を目次からつくったりもしている

キラー・リーディングで情報を構造的に読み解く

普段から情報に接する仕方も変わる
新聞の読み方
情報の砂漠の中からピラミッドの頂点部を切り取る様な作業

問いを立てる
16のキーワードを抜き出す
3つのキーワードを選ぶ
1メッセージに要約していく
人に伝える

受けみで情報を処理するのではなく、自分独自の視点を作り出す
#新聞の読み方を変えることで一日一つの視点を手に入れることを目指す。

とりあえず1日15分の読書時間を取ることを続ける

2011/04/18 12:35:35 90まで。

2011/04/19 11:40:51 一枚の紙本

4. いらないものをシンプルに捨てる一枚引き継ぎマップ

いらないものを見極めるシンプルリストづくり

ものを捨てるだけの技術ではない。書類やプレゼン資料をつくる際にも詰め込む情報をいかに減らし、かつ、いいたいことを伝えられるようにできるかというニーズがある

使うもの、使わないもの、大事なもの、大事でないものを抽出する
使っている、ないでは捨てられない。それは捨てる対象に思い入れがあるから。

所有物のリストをつくり、持っている理由、一年以内につかうか？、大事か？そしてその中からTOP3だけを残しあとは全部捨てる

10分で新人にも業務を任せられる一枚引き継ぎマップ

組織の整理

3tトラック一台分の資料が畳4畳半にスリム化した
一枚引き継ぎマップにつかうのはマインドマップ

つくり方
ひとつひとつの資料が一連のストーリーになるように把握できるようにする
第一階層…クライアント名
第二階層…プロジェクト名
第三階層…カテゴリー名
第四階層…資料名

分類した構造にあわせて書類を整理
例えば、ファイル名は以下のように
クライアント名_プロジェクト名_ファイル名_日付

マインドマップソフトを使おう

iMindmap
Mindmanager
Xmind
Freemind

5. 会議時間を半分にするマッピング・コミュニケーション

話の地図を持てば、議論のポイントをはずさない

仕事の4分の1は会議に費やされている

会議をもっと有意義にするための地図
マッピング・コミュニケーション
話の地図をつくる
マッピング会議
議論は真ん中から放射状に展開される

1.真ん中にテーマ
2. そこから軸となる論点があり、
3.論点ごとに議論が展開され、
4. 結論が導き出される
5.それを対策・アクションに落とし込む

マッピング会議のやり方

ステップ1 アジェンダ・マップを用意
より重要な論点から時計回りで右上から記入する
ステップ2. 論点ごとに意見を出し合う
それぞれの論点の時間のしたに時間を記入しておく
経過時間の意識付
参加者全員に紙を配り、論点ごとに各自の意見を出してもらう
ペンディング事項はペンディング事項の枠に入れる

ステップ3.論点ごとに結論を決定する
ステップ4. Next step の設定

なぜマップが必要なのか

会議の論点がぶれない
会議を動画再生のように振り返れる
会議の時間が短くなる
必ず全員の意見が出る
会議の場を通して物事を構造化して考える力が培われる

コミュニケーションの目的とは何か？
#問いに答を出すということ

6. 言いたいことが誰にでも伝わる3つの型と1.2.3マップ

トヨタ式のコミュニケーション、全部を今ここで話してくれ

トヨタのA3
背景、現状、ゴール、課題、解決策、計画

ロジカルに伝える3つの型

ロジカル3兄弟の話
1メッセージの長男
話す時はワンメッセージで感想を
2W1Hの次男
What-Why-How
3つで答える三男
3の法則で話をする

複雑なこともやさしく伝わる1.2.3マッピング

ロジカル3兄弟の話をマッピングする

7.どんな相手も納得させる物語プレゼンテーション

話の説得力はストーリーが生む

物語プレゼンテーションの5つのポイント

テレビと映画は最強のプレゼンテーション
ストーリーを考える時に参考にすべきは映画やテレビ
どんな番組、どんな映画にもお決まりのパターンがある

物語プレゼンテーションのポイント
1.ストーリーには3幕構成
2.オープニングとエンディングははっきりと
3.第2幕には3つの階段を盛り込む
4.第1幕は現状、変化、問いで引き込む
5.ワンメッセージで伝える

ストーリーは3幕構成でつくられる

第1幕はオープニング…何が？
第2幕はメイン…どの様にして？
第3幕はエンディング…どうなった？

オープニングとエンディング、何が？どうなった？を設定する

第1幕は現状、変化、問いでひきつける

第2幕では3つの階段を盛り込む

克服すべき壁を用意し、その壁をクリアするための解決策を提示する
第1、2、3の壁

いいプレゼンテーションは一言で伝えられる

このプレゼンを一言でいうなら何か？

ストーリーはSの付箋でつくる

・誰の？は主人公
・何が？は第1幕
・どのようにして？は第2幕の壁
・どうなった？は第3幕
・で要は？は第2幕を要約するワンメッセージ

ケーススタディー1 リゾートホテルの新規事業

ステップ0. Sの付箋をつくる
ステップ1. 第1幕、物語のオープニング設計
ステップ2. 第2幕の3つの階段
ステップ3. 第3幕、エンディングの設計
ステップ4. パワーポイントへの展開

ケーススタディー2. リゾートホテルの再建計画

あとがき

スキルが十分ならあとは、シンプルな実践のフェーズ

2011/04/19 12:34:23 読了

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