私は、吉越氏の仕事術の考え方の賛同者です。
しかし、本書で紹介されているデジタル式デッドライン仕事術を私は実践しようとは思いませんでした。
あまりにもマニュアル作業が多かったためです。
デジタルでやるなら、自動化が基本だと私は思っています。
Evernote は私も使っています、そして素晴らしいツールだとは思います。ですが、デッドライン仕事術にあうかといえば、それは(現時点での Evernote では)否だと思います。
Redmine や JIRA など課題解決を管理するのに適したツールが他にあるのですから、そういったものを使ったほうが吉越氏がやりたいことはできるのではないかと思いました。冒頭に書いたとおり、以下のような吉越氏の仕事に対する考え方には私は賛同の立場なので、自分なりのデッドライン仕事術を模索していきたいと思います。
- どんな物事にも締切りがある。
- デジタルツールやサービスに完成形はない、まずは試してみよう。
- 残業しないでいかに集中して定時時間内に終わらせられるかを考える。*1
以降は、本書のメモです。
2011/04/01 11:43:20 吉越式 クラウド仕事術
はじめに
メリタ式の整理術。
書類整理、仕事の書類には、すべてに締め切りがつけられるべきもの。
書類を締め切り順に並べることで、仕事が片付いていくGmail 、メールとしてだけでなく、すべての書類を管理する情報倉庫になる。
書類をどんどんスキャナで取り込み、Gmail で管理するGoogle カレンダーの活用、iPhoneの活用、evernoteの活用
→どのようにデッドラインで管理する仕組みをとりいれるか？新しいツール、サービスをうまく自分のやり方と融合させて進化させて行くと、仕事はもっと快適に早く進むようになる
古いやり方には馴染みがあり安心感があるが、こだわりすぎると進歩しなくなる
整理術、仕事術は手段にすぎない。
→効率のいい手段があるのならどんどん試せばよい。
→気に入らないならもどしたっていい。ただし、手段のなかにある基本を忘れてはならない。
•すべての仕事、書類には締め切りがある
•締め切りは自分で決める
•締め切りは絶対に守る
•いったんデッドラインを設定したら、完璧に終了するまで絶対に諦めない現状、吉越さんが頼りにしているのは、Mac、iPhone、Gmail、Googleカレンダー、evernote
1. デジタルツールで残業ゼロを目指す
できるやつほどよく眠り、よく遊ぶ
忙しいことと、時間がないこたとは違う。
すべて時間内に終わらせ、ゆっくり寝て、あとは忙しく遊ぶ
すべての仕事に締め切りを設けて、片っ端から全速力で片付けろ
→全速力で片付けるためにはどんなに小さな障害でもすべて取り除くことが必要。自分の資料を整理しておく、机を片付ける、今日やることをすぐわかるようにしておく、優先順位をすぐにつけられるようにしていく
残業している人＝仕事をしている人ではない
残業したからと仕事をした気になってもならないやっと日本にも広まったワークライフバランス
誤解、働きすぎてはダメということは、なにも一日のんびりしていていいというわけではない
→9時から定時まではぐったりするほど働けという意味でもある8時間みっちり集中して仕事をしたら、あとはおいしいものを食べて、8時間たっぷり寝て元気を回復する
忙しいのを自慢にできる時代はとうに過ぎた
デジタルツールを試し、より仕事を効率化することに勤しんでみるGmailやMacは仕事に使えないなんて大嘘
使えないのではなく、活用の仕方を知らないだけ。
クラウド時代にアクセス端末がなんであるかは問題ではない。
Gmail も会社のmailが転送できないからと敬遠する必要はない
→まずプライベートで。デジタルツールはどんどんトライしよう
いろいろと試すことで、仕事はどんどん片付くし、場所に縛られることも一切なくなる
会社のデスクに座ってパソコンを起動しなくては、予定がわからないなどというシステムに意味はない。
検索性のよさを問う。
数秒のムダの積み重ねが大きなロスにつながる
→デジタルツールの力を借り、数秒どころか、数日のムダを一瞬で解消できるかもしれない会社でもノマドワーカーに学べ
外出先でノートパソコンをつなぐことだけではない、その先。
evernote、Dropbox、SugarSync
Twitter、Ustream
iPhone、iPadもはや、大学をでて最初の会社に一生居続ける時代ではない。ましてや会社のmail、PCしか使わず、持っているのは古いガラケー、家ではネットしかしない、特技は残業などという人材を欲しがる会社もない。
→仕事に使わない、必要なさそう、よくわからないで尻込みしないで、新しいことにどんどん挑戦せよ。デジタルツールはなおのこと。迷っている暇があれば、とりあえず使ってみる
即断即決、川には飛び込むものなのだ。
迷わず使ってみる、ダメならやめればいい。
フリーミアムの世の中では、川に飛び込むリスクは実は高くない。
ただし、デジタルツールに完成形を求めすぎない。
→どんどん変わるものだから。
→迷う前に使って見ることで、効率化の手段を手にできる2. デッドライン仕事術 デジタル化計画始動
仕事の整理は書類の整理ではない
2011/04/01 12:25:29 38ページまで読了2011/04/04 12:01:38 吉越式 クラウド仕事術
整理や管理そのものに時間がかかるのは本末転倒だし、長続きしない
ドイツで出会ったメリタ式整理術
すべての仕事にデッドラインをつけて、それをデッドラインボックスで管理しなさい
基本は単純
1. デッドラインボックス
A4サイズのボックス、3ヶ月分の日付がついた緑色の仕切り
2. 一番手前が今日の仕事
箱の一番手前の仕切りを今日の日付にして順に並べる
書類はA4に統一
一番手前の書類から順次かたづける
3. その日の終わりにすること
書類が全部なくなったらその日の仕事はおしまい。
からになった仕切りは後ろにまわして退社。
明日、必要な書類は自動的に箱の手前にくるすべての仕事はデッドラインで管理される
すべての書類はデッドライン＝締め切りという、日付で管理するべきだ。
誰がいつまでに何をすればいいかこそが大切デッドラインのない仕事はありえない
自分宛メールでGmailを情報倉庫にする
Gmailに対する賛辞
スパムフィルタ
大容量、どこでも見られる、検索
仕事の情報を整理するツールとしての活用
→自分宛にメールを送る
→todo 、写真、ウェブサイトのメモ:これこそevernoteでやったほうがいい。後述があると思われる。
メール→紙にプリントから紙→メールへ
スキャナで紙をpdf化してメールに添付してから送る
→主に名刺の意味らしい:そもそも紙にしないのが、一番。テキストで足りることは多い。
:iPhoneなどのデバイスがこれからは名刺がわりに活用できる様な気がしないでもないGmailのラベルでデッドラインが、管理できる
GmailとGoogleカレンダーの併用
→検索しやすい情報倉庫とデジタル版のシステム手帳Gmailのラベルの活用
日付のラベルを用意
2ヶ月分:あまり、よく思えない手間が多すぎる
Gmail用ガジェットでデッドライン管理に挑戦
RTM のGmail 用のガジェット
ブラウザの左側の欄に外部のサービスの表示:まだまだ微妙
ついにみつけた！Gmailのデッドライン指定送信ツール
Boomerang For Gmail
For firefox and Chrome
特定のメールを読んだらすぐにデッドラインを指定し、指定した日にもう一度そのメールが自分宛に届けられる:これが結論のようだが、結論だけでたりはしまいか？
evernoteでデッドライン管理に挑戦
基本は同じだが、道具は進化する
ひとつの箱ですべてを管理する、デッドラインボックスにかわるデジタルツールを探していた
evernoteという新しい箱を手に入れる
ノートブックがフォルダ、ノートがファイル
整理に時間がかからない、それが最大の長所
インプットの手軽さ
時系列管理とデッドライン管理の長所と短所
お互い似て非なる
資料やメールをどこに整理するかが大きく違う
時系列管理
→明日必要な書類はあちこちのファイルにバラバラ
デッドライン管理
→明日やることは分かるが、並行しておこなっているプロジェクトが複数のデッドラインに分割:両方ともファイルが検索可能ならまったくどちらでも構わないという私は意見。
両者に共通の利点
•インプットが簡単
•分類しなくてすむ
:デッドライン管理は、日付に分類していると思うので二点目は違うと思った。自動化できればよいが。メール、名刺、地図、音声…一元管理してムダを省け
evernoteでなんでもかんでもインプット
•重要なメール、面白いメール
•iPhoneで撮った写真
•Scanした名刺
•Scanした手描きメモ
•ファクスで送られてきた地図
•気になるウェブサイト
•iPhoneで録音した音声メモ
•フォローしなければならないことのメモ書き送信方法
•PCからevernoteに直接
•evernote宛にメール
•iPhoneから2011/04/04 12:43:44 91ページまで読了
2011/04/05 11:40:24 吉越式 クラウド仕事術
とっておきたいサイトのURLをどう管理するか
URL のリストファイルをつくるという話、私はよいとは思わない
あとで読みたい記事はウェブクリップで永久保存
evernote、PC版ビルトインのウェブクリッパーを使う方法
: read it later や、はてぶてという方法もある
サムネイル表示でウェブページが見える
写真や重要メールはevernoteに転送して保存する
:機密情報は飛ばさない方がいい。あくまで知見などにしたほうがいい。
→会社によっては就業規則違反になってしまうため。面倒な入力はスキャナーにまかせてしまう
スキャンした名刺データはevernoteに直接送る
一名刺一ノート
時系列管理
evernoteの画像内の文字認識機能を活用:この文字認識、かなりクセがあるので過度に信頼は現時点ではできないという認識。
増えたノートをどう整理するか
いっさい整理しない、分類もしないというやり方
→これは私のやり方と同じ。手間はできるだけ省き、過去のデータは検索して探す。ここでデッドラインの決め方を考えてみよう
ファイルにつける命名ルールの工夫
締切日をファイル名につける:個人的にはファイル名でいつあった出来事を把握したい。evernoteの場合、作成日時でソートできるのでその点問題ないということもできる。
ひとつのプロジェクトをデッドラインごとに追いかけて、その内容を完璧なものに仕上げていくことが大切。
日付ごとのノートブックでデッドライン管理
1. 365ノートブック
365 日分のノートブックを最初につくる
2. 43タグ: 1.は手間がかかりすぎる。基本、自動であることが望ましい。こういったことを自動化できるアドオンがあったり、自作するならよいが。
月と日付の2つのタグでデッドライン管理
43 タグの説明
月タグの下に、日のタグをつくる
#evernoteではサブタグがつけられる？:365ノートブックと43タグの組み合わせを提唱しているが、あえていうならタグの方だけでいい気がする。それでもタグをつける作業が煩雑。あと年をどう管理するつもりなのか記載がない。
タグを最短、最速でつけるコツ
43タグ方式、ノート側に1月1日がデッドラインなら、1月のタグと1日のタグの2つをつける
これが現在のデジタル版デッドライン仕事術だ
図解、手書き。
吉越浩一郎ｘアレックス•パチコフ対談
evernote、カレンダーとノートがリンクする機能を検討中
マルチプラットフォームなので機能追加は大変
47名のスタッフでまわす
evernote、利用者の80%がビジネス、プライベート両方で活用
35をすぎると25のときよりも記憶力が低くなっていると気づく、気づくと以前よりメモを取るようになる4. iPhoneで仕事が楽しくなる
iPhone、その美しさについ7台も
日本のiPhoneがSIMフリーであれば半分で済んだと。
:何にしても持ち過ぎ。同じデバイスより、特徴の異なる異なるデバイスを使い分けるほうが私は好きだ。Googleカレンダーとさいすけでスケジュール管理
iPhone、タイピングアプリで入力の特訓
iPhoneでワンストップ化を試みるアドレスひとつに集約できる日はいつ？
:ひとつのアドレスにする必要はないと思う。アドレスを使い分け、ひとつのIFから見れるようにすればいい。それぞれのアドレスは用途を使い分ければいい。
:シンプルがいいという基本的な考えには賛同する。iPhoneでevernoteを使ってみよう
:iPhone版のevernoteが、古いバージョンで紹介されている
iPhoneは入力デバイスとして利用している
本を薦められたら、その場でボイスメモへ
一番のお気に入りはボイスメモだとのこと。
:ボイスメモは私は使っていない。特に書籍などは声よりも普通にメモったほうが、あとで探しやすい。さらに言えばボイスレコーダーは、それ専用のデバイスのほうが性能がよい。あえてevernoteに残すならPCからアップすればよい。
忘れる前に声を吹き込もう
evernote+でSnapcalデッドライン管理
Snapcal 、evernoteのノートの本文に混じっている日時を探し出して予定表に入れることができる
吉越さんの希望
→カレンダーの日時をクリックしただけでタグがつく。日付ノートができてしまう。:Snapcal に期待するというより、evernote自体に機能追加されるほうがよいのでは、と。
2011/04/05 12:37:55 159ページ
2011/04/06 11:46:25 吉越式 クラウド仕事術日付情報を読んでスケジュールに追加できるSnapcal
1. iPhoneでSnapcalを開き、1月と1日のタグのついたevernoteを呼び出す
2. 表示されたノートを、Snapcalのカレンダーに追加
3. Snapcal のカレンダーを確認アプリは常に発展途上だからこそ面白い
吉越オススメツール10選
1. Todo管理ができて、evernoteとも連携可能、Nozbe
→有料
2. 一文字かくと、すぐ小さくなるのが快感！FastFinga
\230
手描きアプリ
evernote連携可能
3. iPadの画面サイズにちょうど合うスケッチブックソフト、Draw for iPad
無料
Twitter連携
4. シンプルでオシャレ、ロディア感覚の大人メモ、Penultimate
\230
iPad用メモアプリ
5. 名刺管理の決定版？！撮影すれば文字にしてくれるアプリ Worldcard Mobile
\1,200
エクスポートすれば、iPhoneの電話帳に
6. ササッと起動、ササッと送る頼もしいやつ、FastEver
\230
7. メモも日記もタスク管理もできる高機能&おしゃれな手帳アプリ、Awesome Note
\450
そのまま保存すると書き込んだものは当日の日付で保存
それとは別に期限を設定できる機能もある
evernoteに送ることもできる
8. レシートや書類を簡単に素早く、綺麗にスキャン、TurboScan Lite
無料
カラーとモノクロ
傾き補正機能もあり
9. iPhone&PCでタスクを楽に期日管理できる、RTM
無料
Twitter、Googleカレンダー連携可能
10. すべてのコンテンツがこれでつながる、便利さと可能性、Apple TV
\8,8005. クラウド時代のデッドライン仕事術
デッドラインは最終日だけではない
製造業であったとして、新製品の発売日＝デッドラインではない。
ブレイクダウンした各工程、それぞれにデッドラインがある。残業をやめれば、スピードもクオリティも上がる
定時までに、これまで残業してやっと終わらせていた仕事を片付けようという意識を持つことで、すべての仕事のクオリティはあがっていく。
:意識するのは、ムダを省き、ルーチンワークは自動化するなど、効率化をはかることだ。
仕事は徹底度が大切だ
がんばるタイム
→昼休みが終わった13-15時は、
私語、ミーティング、電話、コピー取り禁止
→業務に集中
モットーはTTP
→徹底的にパクる
二度と同じ理由で残業しないことが大切。緊急度、重要度の低いものにこそ締め切りが必要
デッドラインは、自分で決めて、自分で死守すべきものである
仕事を4つに分類
1. 緊急度高＆重要度高
2. 緊急度高＆重要度低
3. 緊急度低＆重要度高
4. 緊急度低＆重要度低デッドラインで大事なのは、3と4
まず、真っ先にかたづけるべき仕事デジタルにまかせられることは、全部まかせよう
3と4の仕事は、まかせられるか、後回しという選択肢
どんどんレベルの高い仕事をするように心掛けるiPhoneやクラウドで本来の仕事のクオリティをあげる
雑用に時間を取られて忙しいは、本末転倒。こういう時間を徹底的に短くできる創意工夫を自分でする
仕事はスピードがすべてだ
オフィスがうるさければ、PCを持ってカフェに逃げろ
日本のワイガヤ方式はナンセンスという見地
チームワークが大切には賛成、しかし、会社はお友達のグループではない。仲良くは必ずしもなくていい。誰よりも速く、誰よりもクオリティの高い仕事をすることが、唯一課せられた義務であり、それだけが会社のためになること。
ホワイトカラーは個室、それがダメなら図書館のようにシーンとした空間で仕事をすることで最も効率が上がる
→がんばるタイムでしたかったこと職場で空気など絶対に読むな
飲みニケーションはナンセンス
:賛同。考えが昭和初期の人だけが勝手にやればいい。お酒の席は、相手が誰であれ、
仕事を忘れて楽しむためでなければならない。
:そういうつもりの公私混同上司は残念ながらまだ数多くいるだろう。ホウレンソウで出世した人はいない
何でもしかるべき人にホウレンソウでは進むものも進まない
報告のための作業は仕事ではない。本来やるべきその仕事を高いクオリティで早く完成することだ。
判断の場であるはずの会議でホウレンソウばかりしているから無駄な会議がドンドン増える
上司が抑えるべきは、入口と出口社内でパワポを使う会社はじきにつぶれる
報告に必要なのは次の二つ
1. 何の報告か
2. 結果企画書や提案書なら
1. 問題点は何か
2. 解決するためにいつまでに何をするか:パワポを使うシチュエーションの問題であって表題は誇大。あくまでパワポはメッセージを伝えるためのアピールの手段だと自分は思っている。細かい内容を報告するのに向かないのは当たり前。バカとハサミはということ。
会議で報告と議論をしてはいけない
会議は判断の場
迅速に判断をすることこそが、ビジネスの根幹。:権限移譲ができていることが前提となるとおもう。枝葉末節の仕事については、現場に判断をまかせていなければ、無駄な会議は多くならざるを得ない。
ブレストなんか今すぐやめろ
一人で判断できることを、仲間で話し合う意味はない
ブレストによって失われるのは責任の所在
会社は民主主義だの多数決の場ではない。共産主義、トップダウンの世界。:やはり、判断権限の移譲が明確であることが前提にある。権限移譲により責任が明確になる。責任のなすりつけあいが起こる職場ではダメ。
2011/04/06 12:45:34 226ページまで読了
2011/04/07 11:48:48 吉越式 クラウド仕事術6. デジタルに使われない生き方
リーダーはいつも好奇心を持ち続けるべきだ
記者会見だの発表会だのといったものに、むやみにお金をかける時代はもうとっくに終わっている
:好奇心を持ち続けるべきは、すべての人間に当てはまる
有能な部下に責任をもってまかせ、権限を与える。リーダーは判断だけすればいい。
システムだけで仕組み化、可視化は実現できる
良品計画、松井忠三会長のTTP
要求されるスピードはますます速くなる
今の時代の仕事は、昼食時のレストランに例えるなら回転率が非常に上がってきている
→ツールを使えるか使えないかによって、個人のスピード差は大きくなってしまうデジタル系のサービスは完成形を待たずに使え
デジタルツールやサービスに完成形はない
使っていくうちにいいものは、顧客の意見を取り入れてドンドンよくなっていく
便利な道具には目を光らせ、ドンドン使ってすぐさまいいものに乗り換えてしまえばよいデジタルに使われて残業が増えては意味がない
どこでもメール、データが見れるからといって、家に帰ってからメールとか、ウチで資料をチェックしようというのが一番良くない。
:これからは、仕事をする場が会社という固定した場所にとらわれなくなるのだから、これは少し違うと思う。目標時間を設定し、その中ですべてが収まるように自らをマネジメントするスキルがより求められるようになる。
スピード勝負の時代だからこそ何が何でも8時間寝る
ビジネスで要求される集中力はより重要なものになってくる。
:睡眠に言及することなく、集中するための環境づくりが個々人に求められる欧米人、仕事の対義語は遊ぶこと。
日本人は、休むこと。
→日本人は、遊ぶこともできないくらいに疲れてる？出世する人ほど、残業時間が少なく、良く寝ている
:日本ではない国での話と解釈。日本では、部下に丸投げ、手柄は総取りして残業しない、よく寝てる人間が出世している。本当の人生＝本生のために
本田直之さんの例
→きちんと寝て、プライベートな時間を人以上にたくさん持っているからこそ、人以上にスピードのある仕事を、人より短時間でこなす体力も気力もある。人生もビールも本生がいい。
2011/04/07 12:07:33 読了。
*1:二度と同じ理由で残業しない
